Betriebskostenabrechnung: Welche Frist gilt?

Betriebskosten sind diejenigen Kosten, die der/dem Eigentümer:in durch das Eigentum am Grundstück oder dem bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen. Dazu zählen bspw.

• Wasserversorgung,

• Gebäudeversicherung,

• Grundsteuer und

• Gartenpflege.

Die verschiedenen Kosten sind in § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgelistet.

Übrigens: Häufig werden die Begriffe Betriebskosten und Nebenkosten gleich verwendet. Das ist nicht richtig. Nebenkosten umfassen alle Kosten, die der oder dem Eigentümer:in im Zusammenhang mit der Immobilie entstehen. Betriebskosten dagegen sind nur die oben definierten laufenden Kosten. Alle Betriebskosten sind Nebenkosten, aber nicht alle Nebenkosten sind Betriebskosten.

Vermieter:innen dürfen nur diejenigen Kosten auf Mieter:innen umlegen, die laufend und im Zusammenhang mit der Mietsache entstehen. Weitere Nebenkosten der Immobilie wie bspw. Verwaltungskosten, Kosten für die Instandhaltung oder für Leerstand sind nicht umlagefähig.

Die Übernahme durch die/den Mieter:in muss im Mietvertrag festgehalten worden sein. Ein Verweis auf § 2 BetrKV genügt.

Vermieter:innen dürfen Betriebskosten bis zum Ablauf von zwölf Monaten nach dem Ende des Abrechnungszeitraumes nachfordern. Die Betriebskostenabrechnung für den Abrechnungszeitraum 2022 musste also bis zum 31. Dezember 2023 bei Mieter:innen eingegangen sein. Es reicht nicht, dass Vermieter:innen das Schreiben pünktlich absenden. Es muss den Mieter:innen auch bis dahin zugestellt worden sein.

Die Beweislast über die rechtzeitige Zustellung trägt die/der Vermieter:in.

Wichtig: Fällt der 31. auf einen Sonntag, so muss die Abrechnung erst bis zum 2. Januar des Folgejahres zugestellt worden sein.

Verstreicht die Jahresfrist, haben Vermieter:innen keine Möglichkeit mehr, Betriebskosten nachzufordern.

Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn Vermieter:innen die verspätete Zustellung der Betriebskosten nicht zu vertreten haben.

Es gibt wenige Fälle, in denen auch eine verspätete Betriebskostennachzahlung gültig ist. Dies gilt beispielsweise dann, wenn Steuern oder Abgaben erst nach dem Ablauf der Abrechnungsperiode festgesetzt werden.

Auch wenn Versorgungsunternehmen die Abrechnungen nicht rechtzeitig Vermieter:innen mitteilen, kann von einer unverschuldeten Verspätung ausgegangen werden. Vermieter:innen sind jedoch dazu verpflichtet, sich rechtzeitig um die für die Betriebskostenabrechnung nötigen Belege zu bemühen. Notfalls müssen sie diese von den Ver- und Entsorgungsunternehmen oder der Kommune anfordern.

Auch ist es für Vermieter:innen möglich, die Betriebskostenabrechnung inTeilen zu erstellen, sollten einzelne Belege noch nicht vorliegen, und Mieter:innen auf die noch nachzureichenden Kostenpunkte hinzuweisen.

Eine Krankheit der Vermieterin oder des Vermieters gilt nicht als unverschuldete Verspätung.

Der Bundesgerichtshof hat 2011 in einem Urteil (AZ: VIII ZR 133/10) entschieden, dass ein Vermieter auch nach Ablauf der Jahresfrist die Betriebskostenabrechnung korrigieren konnte, weil der Fehler für den Mieter auf den ersten Blick erkennbar gewesen sei.

Geht die Betriebskostenabrechnung verspätet ein, können Mieter:innen die Zahlung der geforderten Summe verweigern. Dazu sollten sie der Abrechnung mit dem Hinweis auf die Verspätung widersprechen und die Zahlung verweigern. Für den Widerspruch – der auch für aus Mieter:innensicht falsch oder zu hoch berechneten Betriebskosten gilt – haben Mieter:innen ein Jahr ab Zustellung Zeit.

Mieter:innen haben außerdem das Recht, bei Zweifeln an der Richtigkeit der Abrechnung Vermieter:innen aufzufordern, die Belege und Rechnungen, aus denen sich die Betriebskosten ergeben, einzusehen.

Haben Sie Zweifel daran, dass Ihre Betriebskostenabrechnung richtig ist, können Sie diese mit der Mietnebenkosten-Prüfung checken.

Mehr zum Thema können Sie auf unserer Rechtsratgeber-Seite Mietnebenkosten nachlesen.